Time etiquette

Il rispetto del tempo come cultura aziendale

“Non rimpiango le persone che ho perso col tempo, ma rimpiango il tempo che ho perso con certe persone, perché le persone non mi appartenevano, gli anni sì.”

(Carl Gustav Jung)

Siamo consapevoli che non esiste una cultura innata sul rispetto del tempo altrui. L’organizzazione spontanea della gestione del tempo e dei canali di comunicazione –  cresciuti vertiginosamente negli ultimi decenni – ci ha spinto a cercare di porre rimedio.

Cosa dovremmo fare per evitare di immolare il nostro tempo?

Da qui la decisione di dotarci di una Time Etiquette.


La nostra Time Etiquette

Premessa: nella nostra organizzazione vige il rispetto del tempo altrui. Siamo consapevoli di aver bisogno l’uno dell’altro, e che il tempo di ognuno è prezioso. Per questo motivo chiediamo e pretendiamo il rispetto del nostro tempo e di quello altrui e disapproviamo chiunque violi i principi dettati da questo valore fondamentale.

  1. Riconosciamo il tempo delle persone come un bene prezioso e ci sforziamo di garantire a tutti un corretto equilibrio tra vita e lavoro.
  2. Abbiamo individuato due tipologie di comunicazioni interpersonali: sincrone e asincrone. Le comunicazioni sincrone sono quelle volte a richiedere l’attenzione dell’interlocutore in tempo immediato. Le comunicazioni asincrone sono quelle volte a richiedere l’attenzione dell’interlocutore in un tempo medio di 4 ore. 
  3. L’uso inappropriato dei canali sincroni è considerato, da tutti, indice di scarsa capacità manageriale.
  4. Ci impegniamo a definire e revisionare costantemente la gestione dei canali sincroni e asincroni di comunicazione per garantire un loro utilizzo corretto e non invasivo. La distinzione specifica di tutti i canali sincroni ed asincroni è inserita nel regolamento interno aziendale.
  5. Definiamo la gestione delle scadenze con i collaboratori, con i clienti e con tutti i partner esterni con un anticipo congruo e ragionevole sulla base di priorità condivise.
  6. Ogni forma di pressione per ridurre tale tempo di attesa è disapprovata. Il mittente deve, salvo casi eccezionali e documentabili, organizzare lo scheduling delle proprie attività affinché ciò sia possibile.
  7. Riconosciamo la natura scarsamente efficiente e poco sostenibile del  lavoro in multitasking. A parità di condizioni, pertanto, le attività devono essere eseguite in sequenza piuttosto che in multitasking. A parità di condizioni, le attività che richiedono meno tempo devono essere svolte per prime, poiché questa strategia diminuisce il tempo medio di attesa e limita i livelli di ansia personali.
  8. La nostra organizzazione è consapevole che il lavoro di ciascuno di noi è correlato a quello degli altri. Per questo ciascuno, nel richiedere un’attività a un collaboratore, è tenuto a specificare la scadenza entro cui si aspetta che tale attività abbia luogo.
  9. La richiesta di un’attività deve avvenire con il maggior preavviso possibile, perché questo facilita ognuno nella pianificazione delle sue attività.
  10. La scadenza deve essere la più lunga possibile compatibilmente con l’organizzazione del lavoro del richiedente. Richiedere scadenze più ravvicinate di quanto sia realmente necessario aumenta i costi organizzativi ed educa le persone al ritardo nelle consegne.
  11. Nello specificare data e ora della scadenza della richiesta, il richiedente è tenuto, se possibile, a specificare anche le motivazioni di tale scadenza. La presenza delle motivazioni è considerata un segno di cortesia, aiuta il richiedente stesso a ottimizzare la scadenza e il ricevente a valutare la priorità. 
  12. Scadenze immediate, salvo casi di comprovata urgenza, sono considerate indice di scarsa capacità manageriale e, come tali, disapprovate.
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